Организация обслуживания банкета

Вопросы организации банкета

Успешное проведение банкета зависит от точного согласования всех вопросов организационного характера между кейтеринговой компанией и заказчиком. Значительную роль при организации обслуживания и проведения банкета принадлежит администратору компании. Его профессионализм в работе, ритмичность и четкость руководства позволяет организовать торжественное мероприятие на высшем уровне.

При организации банкета заказчик и исполнитель обговаривают целый ряд вопросов:

— характер отмечаемого события;
— место, дату и время проведения официального или неофициального банкета;
— количество и состав гостей, с учетом культурных различий, возраста, пола и профессии;
— общую сумму банкета;
— конкретизацию меню и развлекательных программ;
— дизайнерское оформление банкета;
— продолжительность мероприятия;
— форму оплаты. 
Для высокого уровня обслуживания необходимо выяснить, с кем можно вести переговоры по поводу возникших вопросов во время обслуживания.

Поиск организатора

На сегодняшний день услуги по проведению банкетов предоставляют многие общественные и кейтиринговые компании. Для выбора подходящего организатора важно ознакомиться с отзывами Интернет-сообщества или других источников. Полагаясь на рекомендации людей и отзывы о какой-то компании, следует учитывать, что у каждого человека свой вкус и потребности. Поэтому для формирования четкой картины о деятельности компании лучше провести общение с администратором.

Во время личных переговоров с компанией каждый клиент может выяснить основные вопросы организации и возможности предоставления пакета дополнительных услуг. Администрация многих компаний предоставляет возможность посетителям вести международные телефонные переговоры; вызывать по их просьбе такси или предоставлять услугу развоза клиентов по домам.

Организаторы высшей категории по предварительному заказу обеспечивают клиентов на банкет живыми цветами, принимают поздравительные открытки, присланные посетителям; предоставляют отдельные залы с телевизором, CD/DVD-проигрывателями, проекторами и даже фортепьяно; принимают заявки на услуги фотографирования и музыкального сопровождения.

При организации дипломатических банкетов принимаются заявки на установку микрофонов и дополнительного оборудования для трансляции записей и переводов в кабинках. При обслуживании почетных гостей из посольств приглашают диктора, который владеет знанием иностранного языка, предоставляют возможность устанавливать в зале государственные флаги приглашенных сторон.

Обязательно согласуется порядок размещения гостей банкета за столом, необходимость встречи и доставления к месту проведения банкета.

Информирование клиентов

Серьезная компания, занимающаяся организацией обслуживания банкета, предварительно информирует клиента об особенностях конечной организации, характеристики проведения, процессе обслуживания, обязанностях официантов при частичном и полном обслуживании, особенностях составленного меню и других оговоренных комбинированных услугах.

Высокая культура обслуживания в полной мере зависит от определенных навыков и специальных знаний организаторов банкета и обслуживающего персонала.